A filtragem de e-mail possibilita que você defina regras para gerenciar as mensagens de e-mail recebidas e enviadas. Os filtros classificam automaticamente as suas mensagens de acordo com as regras que você definir.
Você pode filtrar as mensagens de e-mail recebidas para:
Classificar as mensagens recebidas em pastas
Marcar mensagens automaticamente
Encaminhar mensagens
Marcar a mensagem como lida ou sinalizada
Descartar mensagens
Por exemplo, você poderia definir uma regra de filtro para identificar os e-mails vindos de seu supervisor imediato e movê-los para uma pasta chamada "Do meu chefe" ou para mover mensagens automaticamente de um endereço específico para a pasta Lixeira.
Você pode filtrar as mensagens de e-mail enviadas para:
Classificar mensagens salvas na pasta Enviadas ou em outras pastas
Marcar mensagens automaticamente
Encaminhar mensagens
Marcar a mensagem como lida ou sinalizada
Descartar mensagens
Cada filtro consiste em uma regra com uma ou mais condições e um destino. Cada regra do filtro pode conter várias condições. Por exemplo, se o seu supervisor envia seus e-mails de mais de um endereço, como jane.silva@empresa.com ou de jane-silva23@yahoo.com, você pode criar um único filtro chamado "Supervisor" que tenha duas condições, uma para cada endereço de e-mail.
As condições incluem:
Endereços específicos nos campos De:, Para:, Cc: no cabeçalho do e-mail
Palavras ou seqüências de caracteres no assunto ou no corpo da mensagem de e-mail
A presença ou ausência de arquivos anexos
Todas as condições permitem que você especifique "não" como condição negativa. Por exemplo, você pode especificar e-mails que não contenham uma palavra em particular.
É possível combinar condições para procurar e-mails com características mais complexas.
As condições dentro de uma regra de filtro podem ser agrupadas usando Qualquer ou Todas . O uso desses termos é similar às buscas do tipo "E" x "OU" descritas no recurso de Busca, com Qualquer sendo OU e Todas sendo E.
Se você escolher Qualquer ao definir as condições para uma nova regra de filtro, então uma mensagem que atenda a qualquer uma das condições é considerada uma correspondência. No entanto, se você escolher Todas, todas as condições especificadas na regra do filtro devem se aplicar para que a mensagem corresponda ao filtro.
Cada regra de filtro pode especificar uma ou mais ações. As ações incluem:
Deixar a mensagem na Caixa de entrada (nenhuma ação)
Mover a mensagem para outra pasta especificada
Marcar a mensagem
Marcar a mensagem como lida ou sinalizada
Descartar a mensagem. Essa ação ignora a mensagem de e-mail silenciosamente. Não é a mesma coisa que a ação Apagar no seu menu. Excluir um item faz com que ele seja movido para a pasta Lixeira. A ação Descartar impede que a mensagem sequer entre na sua caixa de entrada
Encaminhar a mensagem para outro endereço
A ação Não processar filtros adicionais deve ser a última de cada regra de filtragem. Essa ação impede a aplicação de qualquer outra regra de filtragem a mensagens de e-mail que correspondam à regra atual. Se não for especificada, as regras de filtro subseqüentes serão aplicadas à mensagem de e-mail mesmo que o filtro atual tenha uma correspondência. É provável que você não queira que a mesma mensagem corresponda a mais de uma regra de filtragem e passe por várias ações, até mesmo contraditórias.
Cada mensagem recebida é testada pelas regras do filtro no momento em que o e-mail é entregue e as ações do filtro são aplicadas às mensagens correspondentes naquele momento.
Você também pode executar as regras de filtragem em um grupo de itens de e-mail existente. Em Preferências>Filtro de e-mails, o botão Executar filtro permite selecionar vários filtros para executar nas pastas de e-mail selecionadas.
Os filtros são aplicados na ordem em que são listados em Preferências>Filtro de e-mails. Você pode mudar essa ordem.
Em cada filtro, as condições são usadas para testar cada mensagem de e-mail. Se a mensagem atende às condições coletivamente (usando a designação Qualquer ou Todas conforme especificado na regra do filtro), é considerada uma correspondência. A ordem das condições em cada filtro não é importante.
Se a mensagem corresponde às condições, todas as ações associadas com aquela regra de filtro são aplicadas, na ordem em que aparecem no filtro.
Todos os filtros definidos no momento estão listados em Preferências, na aba Filtro de e-mails. A caixa de seleção Ativa permite que você ative ou desative filtros sem precisar excluir regras.