Você pode compartilhar qualquer uma de suas pastas de e-mail, incluindo a pasta Caixa de entrada e suas subpastas. Você seleciona as pastas e especifica o tipo de permissões de acesso a ser fornecido ao Beneficiado. Você pode compartilhar com usuários internos que podem receber acesso completo de gerenciador da pasta, convidados externos que devem usar uma senha para ver o conteúdo da pasta e acesso público para que qualquer pessoa que tenha a URL possa visualizar o conteúdo.
Quando os usuários internos compartilham uma pasta de e-mail, uma cópia da pasta compartilhada é colocada na lista de pastas do Beneficiado no painel Visão geral. Quando a pasta é selecionada, o conteúdo é exibido no painel Conteúdo. Ele não precisa entrar na caixa de entrada do concedente. Se o Beneficiado receber uma permissão de gerenciador ou de administrador, ele poderá abrir a pasta do Concedente e responder a solicitações em nome dele.
Seu departamento de vendas deseja ter uma caixa de entrada central para todas as mensagens de e-mail que solicitam informações sobre seu produto e todos da equipe de vendas precisam conseguir visualizar as mensagens de e-mail imediatamente quando elas chegam. Você pode fornecer permissão a todos no departamento para visualizar a pasta de e-mails e eles podem copiar a mensagem para suas caixas de e-mail, ou então você pode fornecer a eles permissão para gerenciar a pasta de e-mails e eles podem responder em nome desse endereço.
Um gerente está normalmente fora do local de trabalho e não tem tempo para responder suas mensagens de e-mail. Quando o gerenciador delega acesso à sua pasta de e-mails Caixa de entrada, sua assistente (beneficiado) pode gerenciar o conteúdo da correspondência da chefia, responder a mensagens em seu nome, criar pastas para organizar mensagens naquela pasta de e-mail e excluir mensagens.
Em vez de enviar mensagens de e-mail para dezenas de endereços toda vez que você tem um comunicado a fazer, basta identificar uma de suas pastas como pasta pública que contenha comunicados de e-mail. Você pode criar acesso compartilhado apenas para endereços de e-mail específicos e definir uma senha que deve ser informada para visualizar o conteúdo, ou então você pode torná-la uma URL pública para qualquer pessoa que tenha a URL possa visualizar o conteúdo.