Ao programar reuniões, você pode verificar quando os participantes estão livres ou ocupados para encontrar um bom horário para todos. À medida que você adiciona participantes ao campo Participantes, o painel de sugestões em Visão geral mostra a disponibilidade em intervalos de tempo de 30 minutos para os participantes e para pelo menos uma sala (local). O número à direita da hora é o número de locais disponíveis para essa hora. Clique nesse número para ver uma lista de locais sugeridos e selecionar um. O local selecionado será adicionado ao campo Local da página compromisso.
Observação: A localização das salas será exibida se tiver sido configurada no diretório da empresa.
A miniagenda sugere a disponibilidade dos participantes por código de cor.
Verde significa que todos os participantes e pelo menos um local está disponível para esses dias.
Laranja significa que mais da metade pode participar e que pelo menos um local está disponível. Passe o mouse sobre a data para ver os nomes de até 10 das pessoas que não estão disponíveis
Vermelho significa que mais da metade dos participantes não pode participar da reunião nesses dias.
No exemplo abaixo, todos os participantes estão disponíveis o mês todo exceto em 18 de janeiro. Menos da metade está disponível nessa data.
Para encontrar locais disponíveis a você como organizador, abra uma página de compromisso e antes de adicionar um convidado, na área Horas sugeridas do painel Visão geral clique em Mostrar sugestões para.(data).
Você pode configurar como as informações serão exibidas no painel de sugestões. A configuração padrão é exibir a disponibilidade de participantes e locais assim que você digitar o primeiro nome no campo Participante. Você pode alterar o padrão e configurar outras preferências na caixa de diálogo Preferências de sugestão.
Clique no cabeçalho Horas sugeridas no painel Visão geral da caixa de diálogo Preferências de sugestão.
Configure estas opções:
Sugestões. As opções são Automático (padrão) ou Manual.
Para mostrar a hora e os locais do participante manualmente, clique em Manual. Quando quiser ver informações sobre o participante e locais, clique em Mostrar sugestões para.(date). na área Horas sugeridas.
Preferências de localização. Nessa seção você pode definir que tipo de locais quer incluir na busca. Deixe essa seção em branco se você não tiver preferências de localização.
No campo do nome, você pode digitar parte de um nome para que os locais com essa sequência no nome sejam incluídos na busca. Por exemplo, as salas no edifício 3 trazem "Edif3" no nome do local. Se você adicionar "Edif3" ao campo Nome, serão sugeridos apenas locais que tenham "Edif3" no nome.
Se não quiser que os locais sejam sugeridos com a disponibilidade do participante, desmarque Sugerir salas disponíveis.
Preferências de hora. Você especifica quais horas devem ser incluídas na busca por disponibilidade dos participantes.
Somente minhas horas de trabalho. Busca apenas horas que atendem ao expediente configurado. Estas são a semana e as horas de trabalho que você definiu nas Preferências de agenda.
Todas as horas de trabalho dos participantes. Ao buscar um local, ele leva em consideração o expediente de todos. Observação: Se você incluir participantes em fusos horários diferentes, especialmente os que estejam há muitos fusos de distância, não será possível encontrar um local para acomodar todos. Nesse caso, o painel de sugestões não mostra nenhum recurso de local.
Horas livres. Essa busca programa as horas fora do trabalho, como noites e fins de semana.